Die wesentlichen Anforderungen ergeben sich direkt aus dem Gesetz (§146a Abgabenordnung) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV):

Einzelaufzeichnung: Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.

TSE-Pflicht: Die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.

Datensicherung / Archivierung: Die digitalen Aufzeichnungen sind zu sichern und für Kassen-Nachschauen sowie Außenprüfungen verfügbar zu halten.

Belegausgabepflicht: Den am Geschäftsvorfall Beteiligten ist ein Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und zur Verfügung zu stellen.

Meldepflicht: Dem zuständigen Finanzamt müssen die Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems innerhalb eines Monats mitgeteilt werden.

Diese Pflichten gelten grundsätzlich für alle Kassensysteme, unabhängig davon, ob diese bereits installiert sind oder neu ausgeliefert werden. Zusätzlich zur Verpflichtung für Anwender, konforme Systeme einzusetzen, ist es verboten, nicht konforme Systeme in Verkehr zu bringen oder auch nur zu bewerben.

Die TSE übernimmt die vollständige und richtige Übergabe aller im elektronischen Kassensystem aufgezeichneten Daten und hat drei Bestandteile: ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle.

Das Sicherheitsmodul sorgt für die Sicherung der erfassten Daten im Aufzeichnungssystem.
Das Speichermedium, eine Micro-SD- oder SD-Karte, ist für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht verantwortlich für die Speicherung der erfassten Daten im Aufzeichnungssystem.
Die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) stellt der Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau alle Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems zur Verfügung.

Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein und ist über Ihren Kassenfachhändler zu beziehen.

Sie arbeiten mit einer älteren Kasse, die vor 2010 angeschafft wurde?

Prüfen Sie Ihr Kassensystem und informieren Sie sich bei Ihrem Kassenfachhändler, ob Ihre Kasse die Anforderungen der KassenSichV ab 2020 erfüllt oder nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden kann.

Wechseln Sie rechtzeitig Ihr Kassensystem, falls Ihre Kasse nicht aufrüstbar ist. Die Vielzahl der anstehenden Aufrüstungen und Neuinstallationen werden die Kassenlieferanten nicht alle termingerecht zum 30.09.2020 umsetzen können. Mögliche Wartezeiten müssen dem Finanzamt gemeldet werden.

Sie benötigen ein TSE-fähiges Kassensystem, dass alle Anforderungen der KassenSichV erfüllt? Kontaktieren Sie uns und fragen Sie nach Ihren Möglichkeiten!

Die KassenSichV tratt pünktlich zum 01.01.2020 in Kraft!

Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.

Aber: Zur Umsetzung einer flächendeckenden Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme wird es nicht beanstandet, wenn dies elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

Nichtbeanstandungsfrist KassenSichV bis 31.03.2021 unter Voraussetzungen verlängert.

Am 10.7.2020 wurde bekannt, dass die Bundesländer Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westphalen, Baden-Württemberg, Bayern, Schleswig-Holstein, Saarland, Sachsen und Hamburg per Erlass die Nichtbeanstandungsregel der Kassensicherungsverordnung vom 30.09.2020 auf den 31.3.2021 verschieben.

Die Bedingungen für die Nichtbeanstandung in diesen Bundesländern sind:

Das Unternehmen muss die erforderliche Anzahl an TSE bei einem Kassenfachhändler bis spätestens 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellen bzw. in Auftrag geben.

Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Die Nachweise sind im Rahmen der allgemeinen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren und auf Verlangen vorzuzeigen.

Unbeachtet obiger Erleichterungen bleibt es dabei, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden muss und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind.

Das bedeutet für Sie als Anwender: 

Sie müssen bis spätestens 30.09.2020 einen Nachweis über die beauftragte Aufrüstung Ihres Kassensystems mit einer TSE erbringen können. Diesen erhalten Sie ganz einfach mit dem TSE-Antrag über unsere Webseite hier.

Nichtbeanstandungsregelung in Hessen

Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, konform zu den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (Einzelaufzeichnung) arbeiten und die aus baulichen oder technischen Möglichkeiten die neuen Richtlinien nicht umsetzen können, dürfen längstens bis 31.12.2022 verwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Diese Ausnahmeregelung umfasst keine PC-Kassensysteme.
Das bedeutet: Haben Sie Ihre Kasse vor 2010 angeschafft, informieren Sie sich am besten schnellstmöglich über ein neues System, das die Anforderungen der KassenSichV erfüllt. Haben Sie Ihr Kassensystem nach 2010 angeschafft, fragen Sie bei uns nach, ob wir Ihr System mit einer TSE aufrüsten können.

Bereits seit dem 1.1.2018 ist eine unangekündigte Kassen-Nachschau „zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben” möglich.

Im Rahmen der Kassen-Nachschau kann ein Datenzugriff durchgeführt werden, es müssen also auf Anforderung Daten aus Kasse und/oder TSE zur Verfügung gestellt werden. Es ist jedoch davon auszugehen, dass im Regelfall zunächst eine Beobachtung, Testkäufe und Belegkontrollen stattfinden werden. Das Ziel dabei ist eine möglichst schnelle und einfache Kontrolle der korrekten Nutzung des Kassensystems, der Verwendung einer angemeldeten TSE und der Einhaltung der Belegpflicht.

Betriebsprüfungen werden sich weiterhin vor allem auf einen Datenzugriff stützen. Durch die Standardisierung der Daten ist hier für alle Beteiligten mit erheblich weniger Aufwand gegenüber der Vergangenheit zu rechnen.

Auch eine Verfahrensdokumentation ist weiterhin erforderlich. Auf eine detaillierte Beschreibung der jetzt standardisierten Teile (TSE, Schnittstellen, Datenformate) kann jedoch verzichtet werden – ein Verweis auf die Standards sowie eine Erklärung, dass sie eingehalten werden, sind ausreichend.

Generell greift zuerst der Sachverhalt der „leichtfertigen Steuerverkürzung”, der mit bis zu 50.000 € Geldbuße bestraft werden kann. Falls dieser nicht zur Anwendung kommt, sind im Gesetz folgende Sanktionen vorgesehen:

Sachverhalt	Max. Bußgeld
Ausstellen von Belegen, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind	5.000 €
Belege gegen Entgelt in Verkehr bringen	5.000 €
Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnen oder verbuchen	25.000 €
Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwenden	25.000 €
Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig durch eine TSE schützen	25.000 €
Nicht konforme Systeme oder Software bewerben oder in Verkehr bringen	25.000 €

Besondere Sanktionen für den Verstoß gegen die Beleg- und Meldepflicht sind nicht vorgesehen. Im Anwendungserlass zu § 146a Nr. 12.2 wird ausgeführt, dass es sich dabei um „Handlungspflichten” handelt, die mit „Zwangsmitteln” durchgesetzt werden können. Da beide Pflichten zentrale Elemente des Sicherheitskonzepts sind, dürften Verstöße ernsthafte Zweifel an der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung auslösen.

Die hier aufgeführten Bußgelder sind unabhängig von eventuellen steuerlichen Konsequenzen wie einer Schätzung der Einnahmen oder Steuerstrafverfahren wegen Steuerhinterziehung.

Die Belegausgabepflicht gilt ab 01.01.2020, unabhängig vom Aufrüstungszeitpunkt Ihres Kassensystems mit der TSE.

Sie müssen jedem Gast bzw. jedem Kunden zwingend einen Kassenbeleg zur Verfügung stellen. Das Zeigen des Beleges auf dem Kassendisplay oder sogenannte Info- und Zwischenrechnungen reichen nicht aus.

Belegausgabe für Sie ganz einfach - ob klassisch gedruckt über unseren Bondrucker oder digital in Form des Digital-Bons - Sie haben die Wahl. Unsere Lösungen zur Belegausgabepflicht sind innovativ, sicher und finanzamtkonform.

Ja, und zwar innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme der TSE. Wichtige Daten zur Anmeldung sind: Kassentyp und -modell, Seriennummern, Zertifizierungs-ID der TSE und Einsatzort. Die Anmeldung selbst kann wahrscheinlich online erfolgen. Sowohl die Inbetriebnahme als auch die Außerbetriebnahme von Kassensystemen vor dem 01.01.2020 müssen bis spätestens 31.01.2020 beim Finanzamt gemeldet werden.

Mit dem BMF-Schreiben vom 6. November 2019 wurde die Pflicht zur Anmeldung der Kassensysteme wie folgt verschoben:

"Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben."

Für den eventuellen Ausfall einer TSE gibt es recht pragmatische Vorschriften. Es kann normal weitergearbeitet werden und die Datenaufzeichnung wird normal weitergeführt. Der Ausfall muss auf dem Beleg ersichtlich sein. Die Ausfallzeiten und -gründe müssen dokumentiert werden, was auch vollautomatisch durch das Kassensystem selbst erfolgen kann. Die Störung muss unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Zögern, beseitigt werden.

Falls die Funktion des Kassensystems so gestört ist, dass keine elektronische Erfassung mehr möglich ist, kann – wie auch bisher – mit einer „offenen Ladenkasse” gearbeitet werden. Die dafür geltenden Vorschriften sind zu beachten.

Regelmäßige Datensicherungen sind ausdrücklich vorgeschrieben – sowohl für die Einzelaufzeichnungen der Kasse, als auch für die in der TSE gespeicherten Daten. Sofern diese Sicherungen nicht automatisch ablaufen, bedeuten sie zusätzlichen Arbeitsaufwand.